RODO

Od 25 maja 2018 r. obowiązują nowe przepisy europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, zwane RODO.

Spółdzielnia Mieszkaniowa WOLA, tak jak wszystkie podmioty, które na terenie Unii Europejskiej przetwarzają dane osobowe, jako administrator danych została zobligowana do realizowania nowych obowiązków. W efekcie powstała konieczność wprowadzenia szeregu modyfikacji zarówno w obszarze organizacyjnym, jak i technicznym.

CO TO JEST RODO?

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Rozporządzenie ma na celu ochronę podstawowych praw i wolności osób fizycznych, w szczególności prawa do ochrony danych osobowych. Warto wiedzieć coś więcej o RODO – dlatego przygotowaliśmy dla Państwa poniższe informacje.

KTO JEST ADMINISTRATOREM PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH?

Administratorem Państwa danych osobowych jest:
Spółdzielnia Mieszkaniowa WOLA
ul. Powstańców Śląskich 104 lok. 227
01-466 Warszawa
tel.: 22 44 07 425
fax: 22 44 07 454
e-mail: sekretariat@smwola.com.pl

W JAKIM CELU I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE? 

Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO

Przetwarzanie danych osobowych zwykłych udostępnionych przez Państwa do kontaktów odbywa się będzie na podstawie dobrowolnej zgody (np. numeru telefonu, adresu e-mail).

Jednym z celów jest również prowadzenie Statutowej działalności kulturalnej i rekreacyjnej (OKiE) – przetwarzane są dane uczestników zajęć.

Art. 9 ust. 2 lit. a) RODO

Do używania przekazanych przez Państwa dokumentów zawierających dane o charakterze danych szczególnych kategorii (np. zaświadczenia o stanie zdrowia) wyłącznie w pierwszej fazie postępowania wewnątrzspółdzielczego na podstawie Państwa zgody,

Art. 6 ust. lit b) RODO

  • podjęcia niezbędnych czynności i działań związanych z zawarciem umowy z Administratorem oraz podjęciem przez Administratora czynności i działań na Państwa żądanie zgłoszone przed zawarciem umowy,
  • podjęcia i realizacji niezbędnych czynności i działań związanych z wykonaniem zawartej umowy z Administratorem, w związku z którą dane osobowe zostały przekazane do Administratora, np. w celu nawiązania relacji w ramach umowy o współpracy, najmu, zlecenia lub innej umowy handlowej, w zależności od okoliczności.

Art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO

  • wykonywania przez Administratora działalności statutowej, ustawowej, gospodarczej oraz świadczenia innych usług w ramach realizacji umów zawartych z członkami Spółdzielni lub osobami niebędącymi członkami Spółdzielni lub w celu realizacji działań wykonywanych na życzenie ww. podmiotów przed lub w związku z zawarciem umów
  • weryfikacji tożsamości członków Spółdzielni oraz osób niebędących członkami Spółdzielni i osób ich reprezentujących, wypełniania obowiązków związanych z monitorowaniem terminowości spłat należności.

Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO

  • ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami, w tym roszczeniami związanymi z prowadzoną przez Spółdzielnię działalnością statutową, ustawową oraz gospodarczą (m.in. windykacja, egzekucja wierzytelności),
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów,
  • statystyczne i raportowanie wewnętrzne, w tym pomiędzy organami Spółdzielni,
  • spełnienia spoczywających na Spółdzielni wymogów prawnych i regulacyjnych, takich jak m.in. udzielenie odpowiedzi na oficjalne zapytania kierowane przez należycie umocowany organ publiczny lub sądowy, wykonywania obowiązków zgodnie z ustawodawstwem podatkowym.

Art. 6 ust. 1 lit. d) RODO

Do ochrony Państwa żywotnych interesów, np. w sytuacjach losowych związanych z nadzwyczajnymi sytuacjami humanitarnymi, a w szczególności z klęskami żywiołowymi i katastrofami spowodowanymi przez człowieka, oraz w przypadkach konieczności ratowania życia, zdrowia, a także ochrony majątku.

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

  • dbałość o mienie i bezpieczeństwo w zasobach Spółdzielni poprzez system rejestracji obrazu (monitoring wizyjny),
  • zabezpieczania i wydawania uprawnionym osobom i organom nagrań z monitoringu wizyjnego w celach dowodowych.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w szczególności na podstawie:

  • ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze,
  • ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych,
  • ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali,
  • ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego,
  • ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami,
  • ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo Budowlane,
  • Statutu Spółdzielni,
  • Kodeksu postępowania cywilnego,
  • Kodeksu cywilnego,

KOMU PRZEKAZUJEMY PAŃSTWA DANE?

Spółdzielnia Mieszkaniowa WOLA będzie powierzać przetwarzanie danych osobowych jedynie swoim zaufanym kontrahentom. Kontrahenci świadczą na rzecz SM WOLA w szczególności usługi remontowo-budowlane, bieżącego usuwania awarii i serwisu, usługi w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony osób fizycznych i mienia, usługi marketingu i promocji Spółdzielni. Administrator będzie również udostępniać dane osobowe podmiotom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, takim jak np. sądy lub policja, o ile spełnione zostaną przesłanki do takiego udostępnienia.

Dostęp do Państwa danych mają również przeszkoleni pracownicy Spółdzielni, którzy zostali do tego upoważnieni.

Państwa dane przez SM WOLA nie będą przekazywane do odbiorców w państwach trzecich oraz organizacji międzynarodowych.

JAK DŁUGO SM WOLA BĘDZIE PRZETWARZAŁA PAŃSTWA DANE?

Państwa Dane osobowe będą przechowywane przez czas wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Spółdzielni. Dane osobowe przetwarzane będą również przez czas trwania prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora lub stronę trzecią, a w przypadku ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami przez okres wynikający z biegu ogólnych terminów przedawnienia roszczeń, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania.

JAKIE MAJĄ PAŃSTWA PRAWA?

Mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.

Mogą Państwo złożyć do naszej spółdzielni wniosek o:

  • dostęp do danych osobowych (informację o przetwarzanych danych osobowych oraz kopię danych),
  • sprostowanie danych, gdy są one nieprawidłowe,
  • przeniesienie danych, w przypadkach określonych w RODO,
  • usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych osobowych.
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeśli podstawą prawną wykorzystywania danych jest prawnie uzasadniony interes.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, mają Państwo prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, jednak bez wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga jego złożenia w formie pisemnej, na adres adres Administratora lub elektronicznie na adres mailowy Administratora lub IOD.

Informujemy jednak, że podanie przez Państwa danych osobowych jest wymogiem ustawowym i niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze.

JAK MOŻNA SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ?

Inspektorem Ochrony Danych  w naszej Spółdzielni jest przeszkolony do tego pracownik.
Jeśli macie Państwo jakieś pytania związane z przetwarzaniem danych skontaktujcie się z naszym Inspektorem:

Agnieszka Reweda 

tel. 22 44 07 403

e-mail: iod@smwola.com.pl 

Jednocześnie informujemy, że SM WOLA nie planuje przetwarzać danych w sposób zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym przez profilowanie.